Wat doen wij
Onder het bestuurdersschap wordt verstaan het administreren en beheren van de middelen van de vereniging en zorg te dragen voor de ten uitvoerlegging van de besluiten van de vergadering, voorzover althans statutair, wettelijk en reg-lementair is bepaald.
Dienaangaande verwijzen wij naar de vigerende akte van splitsing van het komplex en naar het reglement van splitsing van eigendom van de koninklijke notariële broederschap.
Ons kantoor administreert meerdere verenigingen (van klein tot groot) in de regio Den Haag en Rotterdam. Desgewenst zijn wij uiteraard graag bereid u nadere toelichting te geven.
Onder het administreren wordt door ons kantoor verstaan een opdracht tot het ten behoeve van de vereniging verlenen van onder andere de volgende diensten:
Voorbereidingen t.b.v. de vergadering en het bespreken van de agenda met de (vice)voorzitter en eventuele commissieleden.
Het verzorgen van de uitnodigingen met bijlagen.
Het aanwezig zijn bij de ledenvergadering (max. 2 per jaar, meerdere op uurbasis)
Het uitwerken van de notulen en verzending aan de leden.
Het uitvoeren van besluiten van de ledenvergadering.
Bijhouden ledenregister.
Het verzorgen van alle correspondentie en indien overeengekomen eventuele klachten afwikkeling.
Het adviseren bij en het verzorgen van de vereiste verzekeringen.
Controle op de hoogte van de verzekerde som. Het verwerken en afhandelen van eventuele schades.
Het verstrekken aan de leden van inlichtingen met betrekking tot de verenigingsadministratie.
Het jaarlijks opmaken van de balans en de exploitatierekening.
Het jaarlijks opmaken van de exploitatie- en servicekostenbegroting.
Het jaarlijks verzorgen van de individuele afrekening stookkosten.
Berekening van de maand/kwartaalbijdrage voor elk appartementsrecht.
Het verzorgen van de jaarlijkse kascontrole door de kascontrolecommissie.
Het verzenden aan de leden van de balans, exploitatierekening, begroting en bijlagen.
Het beheren van de op naam van de V.v.E. staande geldrekeningen.
Het incasseren van de maand/kwartaal bijdrage en eventueel een vastgestelde eenmalige extra bijdrage.
Herinneringen verzenden, inzake achterstanden.
Het doen uitvoeren van eventuele incasso-procedures.
Het laten uitvoeren van een vonnis door een deurwaarder.
Informatie verstrekken aan de leden, inzake de verschuldigde bijdrage, servicekosten etc.
Het informeren van de notaris inzake de te betalen bijdrage en van eventuele te verrekenen achterstanden.
Het toezenden aan de nieuwe eigenaar van het informatiepakket van de vereniging, inhoudende; de balans, de exploitatierekening,
de begroting van de exploitatie- en servicekosten, het huishoudelijk reglement, de notulen van de laatste ledenvergadering en afschriften van de afgesloten verzekeringen, alsmede opgave van de wijze van betaling van de periodieke bijdrage aan de vereniging.
Het verzorgen van een huishoudelijk- en een incasso reglement.
Het in ontvangst nemen van klachten van leden der VvE en het verstrekken van opdrachten voor de noodzakelijke (herstel)werkzaamheden.
Het behandelen van alle aangelegenheden die verband houden met zgn. dagelijks klein onderhoud m.b.t. de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw, waaronder begrepen de uitbesteding van de uit te voeren werkzaamheden en de verwerking van de te ontvangen rekeningen hiervan.
Het aanvragen, beoordelen (met de leden) en uitbesteden van werkzaamheden, welke vallen onder groot onderhoud en de begeleiding hiervan.
Ons kantoor is op werkdagen tijdens de normale kantooruren bereikbaar. Indien zich gedurende de avond en in het weekeinde calamiteiten voordoen en de bestuurder is niet bereikbaar, dan kan naar bevind van zaken gehandeld worden om deze calamiteit te verhelpen. De kosten hiervoor,indien deze voor rekening van de VvE komen worden dan uiteraard vergoed.